Secretária Executiva Júnior

Sobre a oportunidade

Buscamos uma Secretária Executiva Júnior para atuar no suporte às rotinas administrativas e executivas da alta liderança, contribuindo para a organização, eficiência e fluidez das atividades do dia a dia.

Essa pessoa será responsável por apoiar a gestão de agendas, compromissos, viagens, reuniões, despesas e demandas administrativas dos executivos, garantindo organização, agilidade e atenção aos detalhes.

Principais responsabilidades

• Apoiar o gerenciamento das agendas dos executivos, organizando compromissos, reuniões, almoços e demais atividades, considerando prioridades, disponibilidade e possíveis conflitos de horários.
• Realizar agendamentos e reservas de salas de reunião, garantindo a estrutura necessária para os compromissos internos e externos.
• Organizar viagens corporativas nacionais e internacionais, incluindo cotações e reservas de passagens aéreas, hospedagens, traslados e locação de veículos, em contato com agências de viagens.
• Realizar o controle e acompanhamento de despesas dos executivos, incluindo pagamentos, prestação de contas, reembolsos e utilização de cartões corporativos.
• Efetuar lançamentos, cadastros e acompanhamentos administrativos nos sistemas internos da companhia.
• Apoiar a organização e atualização de documentos, planilhas, controles e informações administrativas, assegurando a confiabilidade dos dados.
• Prestar atendimento aos executivos, clientes, visitantes e parceiros, mantendo uma comunicação cordial, discreta e profissional.
• Atuar em parceria com a Secretaria Executiva na organização e acompanhamento das demandas da diretoria, garantindo continuidade das atividades e cobertura das rotinas.
• Manter interface com diferentes áreas da companhia para solucionar pendências e acompanhar solicitações administrativas.
• Antecipar necessidades da liderança, acompanhar prazos e identificar oportunidades de melhoria na organização das rotinas.

Requisitos e qualificações

• Ensino superior completo ou em andamento em Secretariado Executivo, Administração ou áreas correlatas.
• Experiência prévia de 1 a 2 anos em atividades de secretariado e assistência executiva.
• Conhecimento do Pacote Office, especialmente Excel, Outlook, Word e PowerPoint.
• Boa capacidade de organização e controle de agendas, compromissos e informações.
• Facilidade com sistemas e ferramentas de gestão administrativa.
• Boa comunicação verbal e escrita.

Conhecimentos que serão diferenciais

• Conhecimento em sistemas ERP, especialmente Oracle.
• Inglês avançado.

Competências comportamentais

• Organização e atenção aos detalhes: capacidade de administrar agendas, informações e processos com precisão, evitando conflitos e inconsistências.
• Proatividade e iniciativa: antecipar necessidades, identificar pendências e buscar soluções sem depender de direcionamentos constantes.
• Flexibilidade e jogo de cintura: facilidade para lidar com diferentes volumes de demandas e mudanças de prioridades ao longo do dia.
• Relacionamento interpessoal: facilidade para trabalhar em equipe, estabelecer diálogos e manter uma boa interação com diferentes públicos.
• Discrição e confidencialidade: responsabilidade no tratamento de informações estratégicas e assuntos relacionados à alta liderança.
• Senso de prioridade: capacidade de organizar atividades simultâneas, administrar prazos e compreender a urgência de cada solicitação.
• Colaboração e trabalho em equipe: disposição para atuar de forma integrada, compartilhar informações e garantir a continuidade das atividades.
• Autonomia e responsabilidade: capacidade de conduzir as rotinas com comprometimento, organização e acompanhamento até a conclusão das demandas.