Recepcionista Executiva

Descrição da vaga

Buscamos uma pessoa organizada,
comunicativa e acolhedora para atuar na recepção do Sicoob Sul e no suporte
administrativo à diretoria.

Essa pessoa será responsável por receber
visitantes, facilitar a comunicação e apoiar a organização de agendas,
reuniões, viagens e documentos. Também prestará apoio administrativo ao setor
de Governança e acompanhará as trilhas obrigatórias de formação da diretoria.

É uma oportunidade para quem gosta de
atender pessoas, cuidar dos detalhes e trabalhar com diferentes demandas,
mantendo a discrição e a qualidade no atendimento.

Responsabilidades e atribuições

·
Recepcionar cooperados,
visitantes, fornecedores e parceiros, realizando o acolhimento e o
direcionamento às áreas responsáveis;

·
Atender e direcionar ligações
telefônicas, registrar recados e apoiar a comunicação interna;

·
Organizar e acompanhar a agenda
da diretoria, alinhando compromissos, reuniões e eventuais alterações;

·
Apoiar a organização de
reuniões, preparando salas, materiais, equipamentos e coffee breaks;

·
Realizar cotações e organizar a
compra de passagens, reservas de hospedagem e demais providências relacionadas
às viagens corporativas, conforme as políticas internas;

·
Apoiar a elaboração e a
organização de atas, apresentações, documentos e correspondências;

·
Organizar comprovantes e apoiar
o controle de despesas e as prestações de contas relacionadas às atividades da
diretoria;

·
Receber e encaminhar
correspondências, encomendas e documentos;

·
Acompanhar a disponibilidade de
materiais e insumos necessários à recepção e às reuniões;

·
Manter a organização dos
espaços de recepção e reunião, acionando as áreas responsáveis quando
necessário;

·
Tratar com discrição e
confidencialidade as informações acessadas no exercício da função.

·
Conferência e atualização de
documentos, arquivos e registros, conforme as orientações da área;

·
Apoiar o controle de prazos e o
encaminhamento de documentos para análise, aprovação e assinatura, acompanhando
as pendências junto aos responsáveis;

·
Acompanhar as trilhas
obrigatórias de formação da diretoria, controlando inscrições, prazos,
andamento e conclusão dos cursos;

·
Comunicar à diretoria os prazos
e as pendências das formações obrigatórias, apoiando a organização das agendas
para sua realização;

·
Organizar certificados e
comprovantes de conclusão, mantendo os registros atualizados e disponibilizando
informações de acompanhamento ao setor responsável.

Requisitos e qualificações

·
Ensino superior completo em Administração, Secretariado, Gestão de Processos ou áreas
correlatas;

·
Experiência com recepção,
atendimento ao público e rotinas administrativas;

·
Conhecimento em ferramentas de
escritório, especialmente Outlook, Word, Excel e PowerPoint;

·
Boa comunicação oral e escrita;

·
Organização e capacidade de
lidar com demandas simultâneas e diferentes prioridades;

·
Cordialidade, discrição e
atenção aos detalhes.

Diferenciais

·
Experiência com suporte
administrativo a gestores ou à diretoria;

·
Vivência com organização de
agendas, reuniões e viagens corporativas;

·
Experiência em cooperativas de
crédito ou instituições financeiras.

Informações adicionais

Oferecemos um pacote de benefícios que valoriza o bem-estar e o desenvolvimento de nossos colaboradores:

• Vale Alimentação e Vale Refeição (R$ 2.800,00 no total);
• Plano de saúde e odontológico;
• Day off no dia do aniversário;
• Previdência privada;
• Plataforma de saúde e bem-estar (Gympass, TotalPass e StarBem);
• Seguro de vida;
• Auxílio creche;
• Anuênio;
• Programa de Participação nos Resultados (PPR);
• Universidade Corporativa;
• Vale-transporte (desconto de 4%);