Secretária da Direção Executiva

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Descrição da vaga

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Está é uma oportunidade com início previsto para janeiro de 2027.

A pessoa Secretária da Direção Executiva, será responsável por prestar suporte administrativo e organizacional à Direção Execetiva, contribuindo para a eficiência dos processos, a organização das agendas, o acompanhamento dos encaminhamentos institucionais e a articulação entre as diferentes lideranças da unidade.

Responsabilidades e atribuições

Apoio à Direção Executiva e organização administrativa

• Prestar apoio administrativo direto à Direção Executiva, organizando documentos, informações, agendas e demandas relacionadas à gestão da unidade.
• Organizar e acompanhar a agenda do Diretor Executivo, incluindo reuniões internas, atendimentos, compromissos institucionais e eventos.
• Receber, organizar e encaminhar solicitações destinadas à Direção Executiva, observando prioridades e orientações da liderança.
• Apoiar a elaboração, digitação, revisão, formatação e organização de documentos, apresentações, relatórios, planilhas e comunicações institucionais.
• Manter organizados os arquivos físicos e digitais da Direção Executiva, assegurando a adequada identificação, atualização e confidencialidade das informações.
• Apoiar o acompanhamento de prazos, solicitações e encaminhamentos administrativos, contribuindo para a continuidade dos processos e o cumprimento das demandas.

Organização de reuniões e acompanhamento de encaminhamentos

• Organizar reuniões da Direção Executiva com as demais diretorias, coordenações, equipes e parceiros institucionais.
• Preparar convites, pautas, materiais e recursos necessários para reuniões e encontros.
• Registrar atas, decisões e encaminhamentos administrativos, quando solicitado.
• Manter atualizados os registros de encaminhamentos, responsáveis e prazos definidos nas reuniões.
• Apoiar o acompanhamento das pendências institucionais, solicitando atualizações aos responsáveis conforme orientação da Direção Executiva.
• Organizar o calendário de reuniões e compromissos periódicos da equipe diretiva.

Comunicação e articulação institucional

• Atuar como ponto de apoio administrativo na comunicação entre a Direção Executiva, a Direção Acadêmica, a Diretoria de Desenvolvimento Humano e Acolhimento e as coordenações.
• Receber e encaminhar demandas de professores, colaboradores, estudantes e famílias, direcionando-as aos profissionais e setores responsáveis.
• Apoiar a organização e o envio de comunicados, convites e informações institucionais.
• Facilitar a circulação de informações administrativas entre as lideranças, respeitando os fluxos de comunicação e os níveis de responsabilidade estabelecidos.
• Manter comunicação cordial, profissional e discreta com a comunidade escolar e parceiros externos.
• Apoiar o atendimento de visitantes, representantes institucionais e convidados da Direção Executiva.

Apoio às coordenações e às demais diretorias

• Prestar suporte administrativo às coordenações e às demais diretorias do Bonja International, conforme organização das demandas e prioridades definidas pela Direção Executiva.
• Apoiar a organização de documentos, reuniões, materiais e informações necessárias ao funcionamento das equipes.
• Colaborar na organização administrativa de eventos, encontros com famílias, formações e atividades institucionais.
• Apoiar a articulação com setores como Recursos Humanos, Comunicação, Tecnologia da Informação, Infraestrutura, Secretaria Escolar e demais áreas institucionais.
• Contribuir para a padronização dos procedimentos administrativos e a melhoria dos fluxos internos de trabalho.

Organização de informações e processos institucionais

• Manter atualizados controles administrativos, planilhas de acompanhamento e registros de demandas da Direção Executiva.
• Apoiar a organização de informações e documentos relacionados ao planejamento anual, projetos e iniciativas institucionais.
• Acompanhar solicitações administrativas encaminhadas a outros setores, verificando prazos e retornos conforme orientação.
• Organizar repositórios digitais compartilhados, assegurando a adequada estruturação e localização dos documentos.
• Contribuir para a melhoria contínua dos processos administrativos, propondo soluções que favoreçam organização, agilidade e eficiência.

Requisitos e qualificações

• Ensino Médio completo, preferencialmente com formação técnica ou superior em andamento em Administração, Secretariado, Gestão Escolar ou áreas correlatas.
• Experiência em atividades administrati