Office Assistant

Unternehmensbeschreibung Die Dubai Healthcare City Authority ist die Aufsichtsbehörde der Dubai Healthcare City Freizone und wurde im Mai 2011 gegründet. Ziel der Authority ist es, die Freizone als bevorzugtes globales Zentrum für Gesundheit und Wellness zu positionieren. Sie schafft ein modernes Umfeld für medizinische Versorgung, Forschung und Gesundheitsdienstleistungen und arbeitet mit internationalen Partnern zusammen. Für Mitarbeitende bietet die Organisation ein dynamisches, multikulturelles Arbeitsumfeld mit klaren Entwicklungs- und Qualitätsstandards.

Rollenbeschreibung Als Office Assistant unterstützen Sie den reibungslosen Ablauf der täglichen Büroorganisation und sind zentrale Ansprechperson für interne und externe Kontakte. Zu Ihren Aufgaben gehören die professionelle Annahme und Weiterleitung von Telefonanrufen, die Bearbeitung von Posteingang und -ausgang sowie die Organisation und Pflege von Dokumenten und Akten. Sie übernehmen die Terminverwaltung, unterstützen bei der Vorbereitung von Meetings und sorgen für die Verfügbarkeit und Funktionsfähigkeit der Büroausstattung. Zudem arbeiten Sie eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen, um administrative Prozesse effizient zu gestalten und interne Richtlinien einzuhalten. Diese Position ist eine Vollzeitstelle, wird vor Ort ausgeübt und befindet sich in São Paulo, Brazil.

Qualifikationen

• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und sichere Telefonetikette, um professionell mit Mitarbeitenden, Besuchenden und externen Partner:innen zu interagieren.
• Erfahrung in administrativer Unterstützung und Büroorganisation, einschließlich grundlegender kaufmännischer und organisatorischer Tätigkeiten.
• Sichere Anwendung von Bürogeräten und IT-Anwendungen (z. B. Drucker, Scanner, MS Office), um tägliche Arbeitsabläufe effizient zu unterstützen.
• Ausgeprägte Schreib- und Ablagefertigkeiten sowie sorgfältige Dokumentation, um administrative Prozesse transparent und nachvollziehbar zu gestalten.
• Von Vorteil sind Berufserfahrung in einem internationalen Umfeld, gute Englischkenntnisse, hohe Serviceorientierung, Zuverlässigkeit, Diskretion sowie die Fähigkeit, strukturiert und selbstständig zu arbeiten